Voorstellen om een offerte op te sturen, is een uitweg als je niet direct kunt afsluiten. Eens de offerte opgestuurd, begint het vervelende werk van de offerteopvolging. De contactpersoon is er niet, hij heeft de offerte nog niet gelezen, hij weet niet meer waarover het gaat of zijn enthousiasme is bekoeld. Hoe volg je efficiënt een offerte op?
Heel wat verkoopprocessen verlopen in stappen. Eén van die stappen is de offerte. Zal ik wat we besproken hebben voor u in een offerte gieten? Dat is een klassieke manier om het verkoopproces aan de gang te houden, als je niet direct kunt afsluiten.
Hoe spreek je best over je offerte?
Als alle details besproken zijn, is de offerte in principe een definitief document. Toch is het beter het gebruik van het woord offerte zo lang mogelijk uit te stellen. Spreek van een voorstel of een werkdocument. Dat geeft je de flexibiliteit om (voortdurend) aan te passen. Pas op het allerlaatste – als je aan de derde versie bent – spreek je van een definitieve offerte.
Hoe leidt je de opmaak van een offerte in?
Als je voorstelt een offerte te maken, leidt je dat best als volgt in. Ik heb ongeveer tien dagen nodig om een werkdocument voor u klaar te maken. Ik stel voor dat we nu een afspraak maken voor over tien dagen om het werkdocument samen te bespreken. Zonder op een antwoord te wachten, neem je je agenda. Zou volgende week vrijdag voor u passen, om 9.00 uur of is 10.30 uur beter geschikt?
Te vermijden
Zal ik u de offerte per fax of per e-mail opsturen? Ik zal u dan nadien opbellen om een afspraak te maken zodat we de offerte samen kunnen bespreken? Dat is verkeerd. Op die manier geef je het initiatief uit handen.
Als je toch geen afspraak kunt krijgen, moet je de offerte telefonisch opvolgen. Je vermijdt best de volgende vragen om de opvolging aan de telefoon in te leiden.
- Hebt u onze offerte ontvangen? Een zinloze vraag. Als je de offerte hebt opgestuurd, moet je erop vertrouwen dat ze is aangekomen. Als dat niet zo is, zal de klant het wel zeggen.
- En hebt u de tijd al gehad de offerte door te nemen? Dat maakt de zaak alleen maar erger.
- Was alles duidelijk? Voldeed de inhoud aan uw verwachtingen? Ook dat is geen goede vraag. Als je precies hebt weergegeven wat je met de klant besproken hebt, dan zal je offerte aan zijn verwachtingen beantwoorden.
- Had u nog vragen? Hiermee zet je de deur open om heel de zaak weer op de helling te zetten.
- Hebt u al nieuws over onze offerte? Is er al een beslissing genomen? Je duwt de klant naar een uitspraak over je offerte. Dat kan je beter vermijden want als de uitspraak negatief is, sluit je meestal de deur definitief.
- Heeft de prijs aan uw verwachtingen beantwoord? De klant kan nu de conclusie trekken dat de prijs (nog) niet definitief bepaald is. Je verzwakt je positie. Nog erger is de vraag: En, … viel de prijs een beetje mee?
- Hebt u de kans al gehad onze offerte te bespreken met XYZ? Weer niet gunstig omdat je de klant de pap in de mond geeft om nee te zeggen.
Waarom zijn bovenstaande vragen niet goed?
Wat hebben al deze vragen gemeen? Het zijn allemaal gesloten vragen en het zijn allemaal controlevragen. Ze dwingen de klant een positie in te nemen. Zo lang het antwoord positief is, zit je goed. Als het antwoord negatief is, heb je een probleem voor je zelf gecreëerd. Opvolging van offertes aan de telefoon vraagt dus een andere benadering.
Hoe dan wel?
Als je een vakman bent, dan weet je dat je offerte in orde is, zowel op het vlak van de inhoud, als de vorm en de prijs. Vanuit dat zelfvertrouwen stel je één vraag. Goedemorgen, meneer Zegers. Een drietal dagen geleden heb ik u mijn offerte opgestuurd. Ik bel u om na te gaan of we dit project in onze planning kunnen zetten? En dan zwijgen en wachten op zijn reactie.
